Spesa Maverick

un virus che può essere letale: ecco come sconfiggerlo

In questo articolo vi parleremo di come controllare e gestire al meglio la cosiddetta “Maverick Spending” o Spesa Maverick.

La disponibilità di dati in tempo reale su chi ha comprato, cosa e a che prezzo migliora anche i processi decisionali in azienda, dove il “comprare bene” ha la stessa importanza dello sviluppo di nuovo business.

Ormai è ben noto che le attività di acquisto diventano sempre più un fattore di competitività per le aziende, specialmente quelle manifatturiere che, mediamente, registrano un volume di approvvigionamento anche superiore al 50% del fatturato. In tal senso negli anni, si sono sviluppate una serie di sofisticate tecniche per la riduzione dei costi sintetizzabili nel buon uso dei 4 pilastri che ci aiutano a ridurre e ottimizzare la spesa negli acquisti: Analisi della spesa, Strategic Sourcing, e-Procurement e Gestione dei Fornitori.
Talvolta però, sia nelle grandi che nelle medie realtà aziendali, proprio perché concentrati sugli acquisti strategici e in generale su quelli di maggior peso economico, si perdono di vista altre fonti di spreco; tra queste una delle più note ma anche difficile da “inseguire” e “guarire” è la Spesa Maverick legata agli acquisti.

Cos’è la Spesa Maverick?spesa maverick

E’ quella spesa scaturita dagli acquisti che avvengono infrangendo le regole stabilite dalle procedure aziendali e bypassando i processi di Procurement definiti o più semplicemente dagli acquisti effettuati all’interno di un’organizzazione che non sono in conformità con le condizioni contrattuali negoziate.

Sono proprio gli acquisti estemporanei, effettuati senza seguire gli iter autorizzativi codificati, o al di fuori dei contratti in vigore per le varie forniture, quelli più difficili da identificare.
Cosa fare per eliminare o almeno arginare il fenomeno di Spesa Maverick che serpeggia e cresce anche nelle organizzazioni più strutturate, fonte di sprechi enormi spesso nemmeno calcolabili, proprio perché legati a piccole spese ma di elevatissimo numero e fuori controllo?

Forrester ha indicato tre mosse per ridurre la cosiddetta Maverick Spending o Spesa Maverick riprese recentemente dal sito di ICT & STRATEGY s.r.l:

Guidare l’acquisto da fornitori “approvati” della società a prezzi pre-negoziati

Il principale obiettivo è non perdere gli sconti e le agevolazioni che scaturiscono da una razionalizzazione dei volumi previsionali, che dovranno essere ordinati concentrandosi su un certo numero di aziende e non disperdendo le forze. Per raggiungere questo obbiettivo una delle tecniche più consolidate è quella degli “acquisti a catalogo”. Presupposto iniziale è quello di avere attivato una piattaforma / portale elettronico in uso a tutti i possibili richiedenti interni (es. responsabili di ufficio, di reparto produttivo, di manutenzione, RSPP, ecc) e su tale piattaforma avere caricato i listini delle più importanti categorie merceologiche “standard” normalmente in uso in una impresa come cancelleria, materiale informatico e relativi accessori e materiali di consumo, attrezzeria, bulloneria, materiale antinfortunistico, ecc. Chiaramente l’inserimento di tali listini segue una adeguata negoziazione con i rispettivi fornitori e, normalmente, questo consente di ottenere un significativo sconto rispetto ai prezzi di mercato ottenuto dai volumi previsti di vendita. Altri vantaggi sono una grande semplificazione del ciclo passivo dei pagamenti verso pochi fornitori ben noti e un maggiore controllo della spesa dovuto alle procedure di approvazione degli acquisti programmati e comunque autorizzati attraverso work-flow che rispecchiano le gerarchie dell’impresa e le autorizzazioni ai budget di spesa. Inoltre, in questi casi, la negoziazione del listino consente anche una consistente riduzione delle scorte e tempi di consegna molto più ridotti.

Abilitare sistemi di approvazione degli acquisti

È fondamentale la definizione di politiche di governance che riescano ad arginare tutti quei comportamenti che veicolano l’acquisto di beni e servizi senza un controllo da parte degli organi decisionali. I work-flow di approvazione degli acquisti di cui al punto precedente devono pertanto tenere conto delle responsabilità dei centri di costo acquirenti e delle responsabilità del controllo di gestione circa i budget approvati.

Ridurre i ritardi e gli errori nell’elaborazione delle fatture

L’ufficio contabilità della maggior parte delle aziende dedica più del 25% del proprio tempo alla risoluzione degli errori (ad esempio le fatture che non fanno riferimento a un PO o il disallineamento sulla quantità e/o sul prezzo, rispetto a quanto previsto).
Secondo quanto rilevato da Forrester, le imprese che combinano strumenti di e-Procurement e fatturazione elettronica riescono a raggiungere eccellenti performance in termini di contabilità con il doppio della probabilità rispetto a tutte le altre.

Forrester ha senz’altro dato degli ottimi suggerimenti, ma vediamo di analizzare più nel dettaglio il fenomeno Spesa Maverick

Sono ancora poche le aziende che hanno una efficace e controllata procedura di Approvvigionamento a partire dalla decisione dell’acquisto fino al pagamento del bene/servizio (P2P: Procure-to-Pay), che permetta di trarre il massimo beneficio da tutte le iniziative di sourcing come, per esempio, l’utilizzo e il rispetto del contratto. Una delle conseguenze è proprio la pratica diffusa di “Acquisti Maverick”. Non è infatti raro trovare casi in cui fino al 80% di tutte le fatture generate provengano da “acquisti incontrollati” (facenti parte della spesa Maverick) , anche nelle grandi organizzazioni con strutturate e professionali funzioni di approvvigionamento. Un inefficace P2P, inoltre, produce una serie di altri problemi nei pagamenti, nella gestione dei fornitori, nella gestione dei dati, nel far rispettare i termini degli accordi e nel pericolo di frodi.
Anche l’introduzione di un sistema di e-Procurement, se da un lato produce innegabili vantaggi riducendo fortemente il TCO Total Cost of Ownership (ossia riduzione di: tempi, carichi di lavoro, carta, archivi, tempi di gestione del ciclo dell’ordine; e anche accesso immediato alle informazioni, tracciabilità delle operazioni, cruscotti, reportistica e statistiche, condivisione delle informazioni etc. …) può aiutare a ridurre solo in piccola parte gli acquisti e quindi la spesa Maverick; infatti, solo se i processi e le procedure P2P funzionano già e l’organizzazione è matura, l’e-Procurement ha un effetto forte anche sugli acquisti Maverick altrimenti anche il miglior sistema di e-Procurement può essere comunque bypassato.

Ecco alcuni semplici ma basilari consigli per migliorare i processi e le procedure P2P e ridurre drasticamente la spesa Maverick

  1. Separare i ruoli e le responsabilità del processo d’acquisto (Richiedente e Acquisitore)

La maggior parte dei dipendenti ama il contatto con i fornitori, negoziare i prezzi e acquistare. Questo comportamento è la causa principale della spesa non controllata. E’ questa la prima cosa da cambiare. I dipendenti (richiedenti), quando hanno una necessità di acquisto, dovrebbero solo preparare una richiesta completandola con tutte le specifiche (tecniche e non) necessarie ad individuare l’oggetto da acquistare e le relative modalità. Gli acquisitori (Buyers), quelli cioè con il ruolo di compratori ed i relativi responsabili con autorizzazione all’approvazione degli ordini, devono poi effettuare l’acquisto per conto dei richiedenti utilizzando i processi P2P per una corretta gestione di tutta l’attività di acquisto e dei relativi ordini di acquisto. Quello dei buyers è un ruolo operativo che permette di servire facilmente molti richiedenti sia all’interno di una unità di business che a livello locale o centrale, a seconda delle dimensioni e della composizione della struttura aziendale.

  1. Adattare i processi P2P per le varie tipologie di acquisto

I processi P2P devono essere progettati per coprire tutti i possibili tipi di acquisto e tenendo in conto dei diversi ruoli. Ad esempio, l’acquisto di materiale diretto per l’inventario non seguirà lo stesso processo di acquisto di un servizio indiretto basato su tempo e materiale. Normalmente, all’interno del P2P, ci dovranno essere almeno 20 varianti di processo per coprire tutte le tipologie di acquisto. Gli acquisti da catalogo interno negoziato tramite la piattaforma di e-Procurement già descritto precedentemente è sicuramente, tra queste 20 varianti, una delle più efficaci ed efficienti e normalmente riscuote il massimo gradimento da parte degli utilizzatori finali aziendali.

  1. Ad ogni acquisito dovrà corrispondere un documento d’ordine

Questo può sembrare molto ambizioso, ma senza un ordine di acquisto, l’impegno di spesa non sarà inserito nel sistema ERP e quindi sarà sconosciuto all’organizzazione. Quindi i relativi termini e le condizioni commerciali come anche i pagamenti non saranno comunicati al fornitore, e, di conseguenza, non potranno essere eseguiti secondo procedura. Inoltre, al momento della consegna delle merci non ci sarà la possibilità di abbinare le relative ricevute con le fatture. Dunque almeno il 90% di tutti gli acquisti dovranno essere effettuati a fronte di documenti d’ordine. Al restante 10% apparterranno quegli acquisti che per la loro peculiare caratteristica (ad esempio abbonamenti, utenze, spese viaggio personali etc. …) potranno seguire una procedura ad hoc.

  1. La procedura P2P deve essere chiara e va ben comunicata

Una procedura P2P per funzionare deve essere chiara ma rigorosa. Naturalmente, il modo più semplice per comprare qualcosa è semplicemente quello di prendere il telefono e chiamare un fornitore – scavalcando le procedure ed il processo di acquisto (se esiste…). Allo stesso tempo, nella gran parte dei casi nessuno osa davvero assumersi la responsabilità di cambiare questo comportamento. Pertanto, ottenere il controllo del comportamento di acquisto di una organizzazione, eliminando di conseguenza gli acquisti non conformi, dipenderà da quanto il Management in generale e più in particolare i singoli dirigenti lo vogliano davvero. Le regole per una corretta applicazione delle procedure P2P devono essere quindi chiare e ben comunicate, monitorando, ad esempio mensilmente, l’effettiva correttezza dei comportamenti in modo da poter individuare e modificare i casi di non conformità. In altri termini si tratta di concentrare il più possibile la funzione acquisti in un’unica struttura aziendale, appositamente dedicata e altamente specializzata (centralizzazione degli acquisti).

Conclusioni

Le organizzazioni che non riescono ad adottare tali semplici accorgimenti dovranno aspettarsi una continua perdita di conformità e conseguentemente di benefici. Infine il CPO dovrebbe trovare facile appoggio da parte del CFO per una forte e diffusa strategia P2P in quanto essa è direttamente legata alla riduzione dei costi, del rischio e della ottimizzazione e correttezza della fatturazione.