Il Rischio nel Procurement cominciamo a farci alcune domande…

Nel mondo del business il concetto di rischio e di gestione del rischio è recentemente diventato onnipresente; in particolare vi parleremo del Rischio nel Procurement.

Senza il rischio, le imprese, come oggi le conosciamo, probabilmente non potrebbero nemmeno esistere. Per competere, crescere e acquisire vantaggio, le aziende hanno bisogno di correre rischi; ed è proprio quello che le aziende fanno. Anche se il rischio di business esiste da quando è nato il commercio, ci dobbiamo rendere conto che, rispetto al passato, la situazione nell’attuale 21° secolo è chiaramente diversa. Certamente più complicata per via della continua accelerazione della evoluzione tecnologica e a causa della globalizzazione dei mercati.

rischio nel procurement

Facciamo un esempio banale: i segnali di cautela e di massima attenzione per ridurre i rischi legati alla sicurezza sul lavoro. Sicuramente sono ormai diffusi in qualsiasi ambiente di lavoro, anche quelli meno strutturati. Altro esempio importante è costituito dalla gestione del rischio finanziario verso il quale tutte le imprese si stanno attrezzando.

Ma cosa si fa oggi per proteggersi dal rischio nel Procurement?
Forse ancora troppo poco…

Il problema è che, sebbene ci si renda conto che tali rischi esistono, tuttavia, poche aziende traducono questa preoccupazione in una capacità formale di gestione del rischio nel procurement o di approvvigionamento.

Il rischio non dovrà essere misurato “opportunisticamente” solo “caso per caso”. C’è bisogno di una capacità di gestione dei rischi strutturata all’interno anche dell’organizzazione Acquisti di ogni impresa, soprattutto nell’odierna situazione economica globale che vede i mercati di approvvigionamento in forte turbolenza e volatilità. I professionisti del Procurement devono mettere in atto decisioni ed azioni allo scopo non solo di competere ma di sopravvivere…

E’ necessario quindi che anche nel Procurement si sviluppi una strutturata capacità di gestione del rischio formale e sostanziale creando una adeguata visibilità sui problemi di prestazioni dei fornitori e dei rischi di approvvigionamento e consentendo una più ampia collaborazione con i fornitori.

L’argomento è quindi importante, molto ampio e così delicato da non poter essere affrontato in un semplice articolo. Ecco perché, come primo approccio al problema, propongo qui di seguito una serie di domande iniziali da porsi e che possono aiutare a prenderne coscienza e ragionare sulle azioni da attivare per cominciare ad affrontare in maniera più strutturata e razionale il rischio nel Procurement cercando così di combattere questo problema.

Aspetti generali
  1. Abbiamo un quadro complessivo del rischio per i nostri fornitori? Come vengono individuati i fornitori maggiormente legati al nostro business? Il rischio legato al business e quello legato agli acquisti vengono visti/valutati in maniera separata o complessivamente?
  2. La nostra Supply Chain è sufficientemente dinamica? Abbiamo sviluppato operazioni flessibili, un portafoglio fornitori diversificato e con visibilità globale?
  3. Chi sono i nostri partner? Conosciamo il loro profilo di rischio operativo e finanziario? Quali fornitori di terze parti e controparti abbiamo?
  4. Se dipendiamo per un prodotto critico (es.: materie prime) da un unico fornitore, ci siamo chiesti cosa accadrebbe se il fornitore non potesse più consegnare?
  5. Come facciamo ad individuare i rischi? Come facciamo a valutarli ed a misurarli?
Rischio nel Procurement, ecco il ruolo del Management
  1. Abbiamo integrato le pratiche di gestione del rischio in tutte le funzioni aziendali al fine di garantirne la comprensione, l’impegno e l’allineamento?
  2. Abbiamo incorporato le considerazioni di rischio in tutte le operazioni aziendali e collegato tali considerazioni con i più importanti processi aziendali?
  3. Abbiamo chiara la titolarità del rischio: sono ben definiti i ruoli e le responsabilità per gestire il rischio? In alternativa, abbiamo un comitato di gestione dei rischi? In sostanza, abbiamo le risorse per verificare le tendenze emergenti, i progressi e i risultati ottenuti
Focus sui processi critici
  1. Esiste un processo aziendale per identificare le categorie di forniture critiche?
  2. I Fornitori sono segmentati al fine di identificare e dare priorità a quelli critici per la continuità del business?
  3. Come vengono implementate e monitorate le azioni sul processo di pianificazione? Quali attività di monitoraggio vengono messe in atto per assicurare che i rischi siano gestiti e che seguano adeguate azioni conseguenti alla valutazione dei rischi? Quali monitoraggi delle attività sono in atto per garantire che i rischi sono gestiti e piani d’azione siano attuati? Il nostro piano d’azione è sostenuto da risorse adeguate ad affrontare le questioni strategiche legate al rischio e ad attuare le relative azioni strutturate e non solo quelle sintomatiche?
  4. Facciamo attività proattive di aggregazione del rischio per assicurare: che le interdipendenze di rischio vengano individuate e gestite, che i costi per la gestione dei rischi siano sfruttati efficacemente?
  5. I processi di gestione del rischio sono coerenti con l’intera organizzazione e sono essi collegati con tutti gli altri importanti processi aziendali?
  6. Comunichiamo internamente gli sforzi messi in atto e i risultati della gestione del rischio nel Procurement?
Raccolta dati e reports
  1. Abbiamo dati sufficienti per individuare efficaci strategie di gestione del rischio delle forniture?
  2. Riusciamo a delineare potenziali scenari futuri?
  3. Abbiamo appropriati strumenti analitici per identificare, misurare e monitorare i rischi operativi?
  4. Sappiamo quali sono i rischi nella supplychain che siamo in grado di gestire?
  5. I nostri reports sono pertinenti e mirati? Forniscono informazioni chiave in modo tempestivo?
  6. Di quali dati abbiamo bisogno per produrre tali reports?
  7. Una volta ottenuti i dati giusti, quali tipi di analisi sono necessarie per prevedere e identificare i rischi?
  8. I nostri reports includono metodi analitici per valutare gli attuali sforzi di gestione dei rischi, i cambiamenti nell’ambiente di rischio e indicano quando è necessario l’intervento?
  9. I reports vengono posti all’attenzione del top management?
  10. I reports vengono strutturati in modo che creino visibilità sui rischi chiave, mostrino strategie di mitigazione e anche strategie globali di gestione del rischio?

A tutte queste domande esistono già delle possibili risposte.

Cosa fanno le aziende “Best in Class” nella gestione del Procurement Risk?
  • Pongono attenzione al rischio dei fornitori e della volatilità dei prezzi quando gestiscono le relative strategie di acquisto per le differenti categorie merceologiche
  • Sviluppano modalità innovative per monitorare i rischi ed implementare le procedure e strumenti per ridurre il rischio
  • Integrano le iniziative sulla gestione del rischio con il processo di sourcing strategico (esempio: valutazione dei fornitori)
  • Collaborano con i fornitori per rilevare rapidamente rischi e neutralizzare i problemi connessi al rischio prima che questi si trasformino in “incidenti”
Come si può tenere una tracciatura continua dei potenziali rischi ed aumentare gli “alerts” (monitoraggio del rischio)?
  • Identificando e valutando il livello di rischio nelle fasi chiave del processo di sourcing strategico (individuazione dei fornitori strategici)
  • Identificando, valutando e monitorando costantemente i rischi chiave con fornitori critici in ogni fase della catena di approvvigionamento
  • Monitorando le varie categorie di fornitori e le diverse aree geografiche e culture
  • Utilizzando fonti di dati esterne per il monitoraggio continuo dei mercati di approvvigionamento, della situazione finanziaria dei fornitori, etc.
  • Collaborando con selezionati fornitori critici, concordando e creando “sistemi di allarme” per la prevenzione dei rischi
Come si può agire rapidamente e in modo appropriato per ridurre al minimo i rischi già in atto (mitigazione del rischio)?
  • Sviluppando un processo per la misurazione dell’impatto degli incidenti e migliorando continuamente le procedure di gestione del rischio
  • Coinvolgendo l’intera organizzazione in caso di incidenti con piani di mitigazione (chi fa, chi decide)
  • sviluppando piani di mitigazione in particolare per i fornitori critici

Come premesso con questa serie di domande e alcune possibili risposte ho solo voluto introdurre un argomento, quello del Rischio nel Procurement, allo scopo di prenderne coscienza e cominciare a considerarlo una parte fondamentale nella gestione degli acquisti e di tutta la Supply Chain da gestire in maniera sempre più razionale e strutturata.