La Centralizzazione degli acquisti nelle Reti d’Imprese

Centralizzazione degli acquisiti o gruppo d’acquisto: cos’è

Un Gruppo d’Acquisto (GA) o centralizzazione degli acquisti può essere definito come una entità che raggruppa due o più organizzazioni di acquisto indipendenti che si uniscono, formalmente o informalmente, o tramite una terza organizzazione indipendente, al fine di coniugare le loro esigenze individuali e di volume per l’acquisto di materiali, servizi e beni in conto capitale sfruttando la maggiore forza contrattuale per ottenere quel valore aggiunto dai fornitori in termini di migliori prezzi, miglior servizio e migliori tecnologie che non si sarebbe potuto ottenere singolarmente da ciascuna organizzazione.

L’Unione fa la forza…Contrattuale

centralizzazione degli acquisti

Vantaggi del Gruppo d’acquisto
  1. Economie di scala o “Potere d’Acquisto”
  2. Prezzi più bassi / Maggiore Potere Negoziale
  3. Riduzione dei costi di transazione
  4. Economie di Processo
  5. Riduzione del Carico di Lavoro
  6. Miglioramento delle procedure (best practice) nel tempo
  7. Economie di tipo tecnico e miglioramento del TCO
  8. Impatto positivo sull’utile per ogni singola società in rete
Reti d’impresa in Italia: Criticità

Il GA applicato alle reti d’impresa, pur avendo tutti questi innegabili vantaggi, ha anche le sue criticità che spesso si sottovalutano e che vanno gestite nel modo giusto:

Fornitore locale vs. fornitore Nazionale vs. fornitore Internazionale

  • Il ricorso alla centralizzazione degli acquisti tra un gruppo di imprese in rete, visto l’aumento delle quantità e del relativo potere d’acquisto, porta inevitabilmente al coinvolgimento di fornitori nazionali ed internazionali oltre a quelli locali. In tale attività di comparazione/valutazione dei fornitori bisognerà fare attenzione a tenere in giusta considerazione non solo il prezzo finale ma anche la qualità del prodotto nonché i servizi connessi alla fornitura (tempi di consegna, attività post vendita, etc. …). Inoltre non bisognerà tralasciare quegli aspetti caratteristici dei fornitori storici (validi) legati alla conoscenza del cliente che porta ad una maggiore flessibilità nel rapporto cliente fornitore oltre ad evitare l’inevitabile fase di discontinuità tipica nei casi di cambiamento di un fornitore. Naturalmente accanto all’attenzione per tutti gli aspetti evidenziati ci deve essere una nuova “Vision” verso mercato legata al fatto che ora non si è più da soli ma si è parte di una compagine di aziende per cui le scelte da fare dovranno essere le migliori per l’intera rete d’imprese.

Resistenza al cambiamento (vecchio fornitore (storia, conoscenza, abitudine))

  • Come per qualsiasi processo che produca cambiamento di procedure/abitudini consolidate etc. … anche l’accentramento degli acquisti produrrà una iniziale resistenza. Bisognerà quindi porre particolare attenzione nell’affrontare tale cambiamento in maniera graduale in modo da aiutare le persone coinvolte a viverlo nel modo migliore possibile.
Le reti d’impresa verso la centralizzazione degli acquisti: come operare
  • Obiettivo primario che fa nascere la rete d’impresa (di solito Business): Internazionalizzazione, possibilità di accedere alla partecipazione di bandi di gara in maniera stabile, innovazione per condividere i rischi inevitabilmente collegati agli investimenti in nuove tecnologie e prodotti, consolidamento formale del rapporto con partner che da anni fanno parte di una stessa supply chain mettendo insieme una maggiore capacità di produzione, di marketing, commerciale e di vendita.
  • Una volta consolidato l’obiettivo primario è importante guardare agli obiettivi secondari sfruttando al meglio quei vantaggi indiretti dell’essere parte di una rete di imprese: in cosa si può migliorare e ottimizzare lavorando insieme? Sicuramente suggerimenti in tal senso si possono ottenere guardando al funzionamento di grandi imprese e/o gruppi industriali.
  • In questa fase diventa di fondamentale importanza il contributo del manager di rete che ha il compito di effettuare questa analisi e suggerire la strategia giusta per sfruttare i vantaggi indiretti della rete. Tra queste, una delle azioni più naturali e di maggiore impatto, è certamente l’introduzione della centralizzazione degli acquisti.
  • Affinché il processo di centralizzazione abbia successo si dovrà aver cura di introdurlo in maniera graduale, iniziando da quelle categorie merceologiche di più immediato e facile accentramento
  • Infine saranno necessarie professionalità specifiche nel campo degli acquisti per la gestione delle relative attività, l’emissione dei contratti/ordini aperti e relativa gestione degli stessi (in taluni casi le società in rete sono di dimensioni diverse e quelle più strutturate potrebbero già avere personale con specifica professionalità negli acquisti che potrà essere utilizzato per la gestione delle attività centralizzate affiancando il manager di rete).
L’e-Procurement e l’uso di una piattaforma per la gestione degli acquisti

Lo strumento che ci viene in aiuto nel lavoro di centralizzazione degli acquisti è una piattaforma di e-Procurement. Si tratta di dotare la rete di imprese di un sistema informativo “condiviso”, basato sulle più recenti tecnologie Web e utilizzato da tutte le imprese retiste.

L’introduzione di strumenti di acquisto innovativi come l’e-Procurement rappresenta uno dei temi più rilevanti per migliorare l’efficienza complessiva dei processi di approvvigionamento di una organizzazione complessa come è la rete di imprese. La negoziazione telematica degli acquisti (e-Procurement) consiste infatti nel mettere in grado chi ne fa uso di gestire via internet tutte le relazioni con il proprio parco fornitori, attraverso una piattaforma informatica “dedicata agli acquisti” che consenta di gestire processi di selezione del contraente, ricevere offerte, inviare ordini e consultare cataloghi on-line.

Ad esempio, per gli acquisti di beni di consumo o comunque ripetitivi la scelta di una procedura centralizzata che definisca una serie di convenzioni verso altrettanti fornitori permette di inserire dei cataloghi on-line a cui hanno accesso le diverse strutture di rete per procedere all’acquisto diretto a prezzi competitivi in quanto già fissati a monte nelle convenzioni. Le attuali tecnologie informatiche consentono inoltre un semplice interfacciamento e condivisone dei dati, praticamente in tempo reale, con tutti i diversi sistemi informativi gestionali (MRP) delle singole imprese retiste.

Forme di utilizzo della piattaforma di e-Procurement e possibili offerte di mercato:
  • acquisto di licenze per dotarsi della piattaforma in modalità Sas (Software as a service ossia software a noleggio, non acquistato) per ogni operatore buyer addetto;
  • noleggio ossia pagamento di una tariffa annuale per ogni singola utenza attivata per l’utilizzo di una piattaforma di una società partner,
  • delega dell’intera attività di acquisto o parte di essa (tramite la piattaforma di e-Procurement) in outsourcing a società partner (mantenendo completa visibilità e condivisione di tutti i processi) specializzate in questa attività;
Vantaggi:
  • standardizzazione del processo d’acquisto utilizzando un unico strumento comune per tutte le società in rete;
  • possibilità di creare dei cataloghi online ad uso dei singoli clienti interni di ogni società i cui prezzi di listino saranno negoziati a monte in base alle quantità totali previste dalla intera rete;
  • nelle attività di ciclo passivo permette una corretta gestione ed attribuzione delle fatture per singola società implicata nel processo d’acquisto. La piattaforma sarà facilmente integrata agli ERP delle singole imprese (ogni impresa riceve fatture dal fornitore per la sua parte o comunque come previsto dalle regole del contratto di rete)
  • Uso della fatturazione elettronica
  • Unico Albo fornitori di rete disponibile ad ogni singola impresa in rete
  • Sistema di valutazione oggettiva dei fornitori per il miglioramento continuo delle prestazioni
  • Ogni società potrà mettere più facilmente a fattor comune le esperienze in ambito acquisti (fornitori validi e non, riferimenti di prezzo per le singole categorie di spesa etc. …) con evidenti vantaggi reciproci.
  • Standardizzazione delle specifiche tecniche di acquisto alle migliori pratiche delle aziende di rete con conseguenti miglioramenti di prezzo/prestazioni dei beni e servizi acquistati. E’ facile immaginare efficientamenti negli acquisti di materiali comuni come i Dispositivi di Protezione Individuali, la cancelleria, i servizi di pulizia e di facility management ecc. ecc.
Procedure e Controllo

Una scelta di accentramento degli acquisti comporta una attenzione particolare alle procedure che devono governare l’iter di acquisto. Infatti:

  • Nel caso di strutture indipendenti l’una dall’altra, le procedure che le singole società in rete utilizzano sono le più svariate e la loro più o meno complessità è spesso collegata alle dimensioni della struttura (micro/piccola/media impresa) ed al budget destinato agli acquisti. Nella maggioranza dei casi ci troveremo di fronte alla mancanza di procedure scritte in quanto le modalità di acquisto sono legate al buon senso della persona che lo esegue.
  • In una situazione di questo tipo, passare ad una centralizzazione degli acquisti comporta una attenzione particolare alla stesura di una procedura di acquisto. Tale procedura, in base ai valori di spesa in gioco, dovrà essere:
    • coerente con gli obiettivi di riduzione costi e di riduzione dei tempi di approvvigionamento
    • coerente con gli obiettivi di efficienza e qualità in accettazione
    • rispettosa dei principi di etica insiti nell’attività di acquisto
    • condivisa e approvata a tutela della spesa gestita di ogni singola struttura che partecipa al gruppo d’acquisto.

Sempre a tutela degli interessi delle singole società in rete dovrà essere previsto un controllo dell’applicazione operativa di detta procedura da parte di una preposta persona/struttura di audit della rete (es.: Manager di Rete).

Considerazioni finali

Premesso che l’obiettivo prioritario per una centralizzazione degli acquisti, può essere sicuramente individuato nello sfruttamento delle economie di scala per ridurre i prezzi unitari di beni e servizi da acquisire, bisognerà valutare se in tale obiettivo si vorrà includere o meno l’ottenimento di una standardizzazione dei suddetti beni e servizi o, ulteriormente, l’individuazione di beni e servizi con il miglior rapporto costo-beneficio. Infatti tali obiettivi necessitano di tre diversi approcci operativi le cui conseguenze andranno ben valutate soprattutto in base ai tempi per l’ottenimento dei risultati. Infatti:

  1. ottenere economie di scala per la riduzione dei costi unitari accostando precedenti capitolati è relativamente semplice, ma questo può al massimo produrre un effetto finanziario positivo di breve periodo. Già alla seconda gara con la stessa logica difficilmente si possono spuntare significativi sconti aggiuntivi.
  2. Aggiungere all’effetto positivo delle economie di scala anche un obiettivo di standardizzazione dei beni e servizi comporterà un lavoro più complesso in cui coinvolgere le singole strutture (raccolta dati e valutazione/condivisione/scelta degli standard) ma che produrrà benefici economici maggiori.
  3. Infine individuare i beni e servizi con il miglior rapporto costo-beneficio è estremamente complesso, perché richiede un lungo lavoro di analisi tecnica e concentrazione e condivisione dei dati con i richiedenti Questo costituisce però l’avvio di un processo virtuoso di introduzione di logiche e strumenti di governo della rete di imprese, di confronto tra pari, di costruzioni di partnership organiche con i fornitori, che può rappresentare un vettore di sviluppo organizzativo di lungo periodo.

Infine se le competenze in ambito acquisti risultano limitate all’interno della rete di imprese una buona soluzione potrà essere quella di affidarsi a professionisti degli approvvigionamenti esterni che affiancandosi al Manager di Rete potranno avviare il processo di centralizzazione degli acquisti ed eventualmente gestirne successivamente le attività in modalità e-Procurement con l’uso di una appropriata piattaforma. Tale scelta produrrebbe effetti talmente immediati che i costi di tale soluzione sarebbero rapidamente ripagati dagli immediati ritorni in termini di riduzioni del TCO.